Ein gutes Pflichtenheft muss das Gleichgewicht wahren

In Laufe unserer Tätigkeit haben wir die verschiedensten Pflichtenhefte bearbeitet, und zwar sowohl als Autor als auch auf der Anbieterseite.
Dabei ist uns immer wieder aufgefallen, wie schnell ein Pflichtenheft in ein Extrem abgleitet:

•Pflichtenhefte müssen genügend Hintergrundinformationen bieten, damit der Gesamtzusammenhang verständlich wird; aber sie sollten sich nicht in der Darstellung des Ist-Zustands und der durchgeführten Analyse verzetteln.
•Ein Pflichtenheft muss alle wichtigen Punkte detailliert und verständlich beschreiben, aber Pflichtenhefte in Form von dicken Romanen werden selten gelesen und sind schlecht auszuwerten.
•Pflichtenhefte wenden sich an viele verschiedene Leser, sie müssen für die Geschäftsleitung und die Fachspezialisten genauso verständlich sein, wie für die Vertreter der Anbieter.
•In einem Pflichtenheft sollten möglichst alle zukünftigen Anwender zu Wort kommen, aber widersprüchliche Anforderungen kann letztendlich kein System erfüllen.
Schon diese wenigen Beispiele machen deutlich, dass das Erstellen eines guten Pflichtenhefts eine gewisse Erfahrung verlangt, die gerade in kleineren und mittleren Unternehmen nicht unbedingt vorausgesetzt werden kann. Wenn aber schon am Anfang eines Evaluationsverfahren Unterlassungen begangen oder Fehler gemacht werden, dann schmälert das die Chance auf einen Projekterfolg deutlich.